11 façons de communiquer le plus efficacement possible

Nous nous sommes tous retrouvés dans une situation précaire de mauvaise communication. Un message que vous avez essayé de transmettre semble trouble et désorganisé ; un e-mail que vous avez envoyé est verbeux et difficile à déchiffrer.

Nous partons du principe que le message que nous envoyons est exactement le message reçu, mais ce n'est tout simplement pas le cas. Au fil des ans, à mesure que la technologie s'est modernisée, nous en sommes arrivés à un stade où nous ne comprenons que très peu comment communiquer correctement les uns avec les autres.

Comment la technologie a-t-elle influencé notre façon de communiquer ?

Les appareils les plus récents et les avancées technologiques sont à portée de main aujourd'hui, et c'est grâce à ces méthodes que nous sommes en mesure d'envoyer des messages beaucoup plus rapidement.

Cependant, dans un monde où nous sommes capables de communiquer en quelques secondes grâce aux médias technologiques et aux réseaux sociaux, nous avons perdu le contact avec notre capacité à communiquer avec les autres de manière claire et efficace.

Nous misons sur la facilité et la simplicité des applications sociales et des services de messagerie qui nous permettent d'envoyer des messages rapides qui peuvent être succincts mais manquent de substance.

La technologie accélère considérablement le rythme de la communication, mais elle peut entraîner un manque de clarté et d'informations, ce qui entraîne des problèmes de communication.

Que se passe-t-il en cas de mauvaise communication ?

Lorsqu'un message perd de son efficacité au cours du processus de livraison, le destinataire peut le traiter d'une manière qui n'était pas prévue par l'expéditeur.

Un message biaisé peut provoquer chez le destinataire de la colère, de la tristesse, de la contrariété, de l'agitation, de l'anxiété ou toute autre émotion négative pouvant résulter de la réception d'un message peu clair.

Comment communiquer efficacement ?

Pour être efficace, la communication doit être pratiquée, claire, concise et confiante.

Voici 11 façons de vous assurer que votre communication est aussi efficace que possible.

1. Sachez quel message vous essayez de faire passer

Lorsque vous envoyez un message, il est impératif que vous sachiez exactement ce que vous essayez de dire. Que vous demandiez simplement à un ami de prendre un café ou que vous demandiez une augmentation à votre patron, vous devez être pleinement conscient de votre intention afin qu'elle soit clairement transmise.

Si vous planifiez un rendez-vous autour d'un café avec votre ami afin de lui dire quelque chose d'important, cela devrait être le ton du message que vous voulez transmettre. Ils doivent être conscients qu'il y a une raison à cette rencontre, afin qu'ils ne soient pas pris au dépourvu par une conversation approfondie s'ils s'attendent à des discussions légères.

Lorsque vous demandez une augmentation à votre patron, il doit en être informé. Ils doivent savoir que l'augmentation est la raison de votre conversation ou, à tout le moins, ils doivent savoir que vous voulez discuter de quelque chose d'important ; cela doit être mentionné lorsque vous discutez initialement de la conversation.

2. Établissez un contact visuel

Le contact visuel est la base d'une communication solide. Il établit la crédibilité, la confiance et l'honnêteté.

Si vous détournez constamment le regard de la personne à qui vous parlez, en laissant vos yeux s'éloigner ou errer, la personne ressentira des vibrations nerveuses et inconfortables de votre part. Ils auront l'impression que vous ne pensez pas ce que vous dites ou que vous n'avez pas confiance en vos paroles.

Regardez quelqu'un directement dans les yeux lorsque vous lui parlez, mais faites-le naturellement. Vous ne voulez pas les regarder fixement et les mettre mal à l'aise avec la mise au point laser, mais vous voulez qu'ils aient l'impression de croire en ce que vous dites.

3. Parlez lentement et énoncez

Lorsque vous discutez avec quelqu'un d'un point que vous essayez de faire passer, il est facile de ressentir de l'enthousiasme ou de l'anxiété, ce qui accélère votre discours et vous fait trébucher sur vos mots.

Il faut de la concentration et de l'attention pour parler d'une manière facile à comprendre. Vous parlez peut-être naturellement vite et ne prêtez généralement que peu d'attention à votre livraison. Cependant, lorsque vous essayez de transmettre un message, vous devez maîtriser votre rapidité et énoncer clairement vos mots.

Parler à un rythme soutenu donne plus de confiance que parler rapidement. Cela favorise une meilleure compréhension par l'auditeur ; il est plus susceptible d'interpréter votre message de la manière dont vous souhaitez qu'il soit reçu.

4. Utilisez des compétences d'écoute active

Dans une conversation, vous ne vous contentez pas de transmettre votre propre message, mais vous recevez un autre message de la part de l'autre personne impliquée. Tout comme vous essayez de faire passer vos pensées, l'autre personne fait de même ; elle prend le temps de vous écouter et cela doit être réciproque.

Vous devez utiliser des compétences d'écoute active et réflexive afin de bien communiquer. Permettez à la personne de transmettre son message et montrez-lui que vous comprenez ce qu'elle dit.

Établissez un contact visuel, hochez la tête, montrez une expression inquiète au besoin. Voici quelques conseils simples dont vous pouvez tirer parti lorsque vous essayez de faire comprendre à quelqu'un que vous prêtez vraiment attention à son message.

L'écoute active est non seulement efficace, mais elle est également respectueuse. Cela renforcera la confiance et la crédibilité auprès de la personne avec laquelle vous interagissez et augmentera sa confiance en votre message lorsque ce sera votre tour de parler.

5. Rédigez votre message à la main

Parfois, les messages écrits à la main sont plus efficaces que les conversations physiques. Une note manuscrite vous permet de passer plus de temps à réfléchir à ce que vous voulez faire passer à la personne qui la reçoit.

Lorsque vous rédigez une lettre, vous pouvez réfléchir à vos paroles avant de les envoyer. Vous pouvez modifier votre verbiage afin de le rédiger de manière plus efficace. Vous pouvez effacer et annuler, réviser et corriger, et accorder le soin et l'attention nécessaires à la formulation de votre message.

Même si les messages écrits ne permettent pas d'utiliser le ton et l'inflexion, ils vous offrent plus de temps et d'opportunités pour rédiger votre message de la manière la plus claire et la plus efficace possible.

6. Planifiez une réunion en face à face

Certains messages appellent à une conversation en face à face. Faites preuve de discernement lorsqu'il s'agit de sélectionner le support de votre choix et, le cas échéant, enregistrez votre message pour une interaction en personne au lieu d'envoyer un message texte avec désinvolture.

Parler à quelqu'un en face à face lui permet de savoir que le message que vous envoyez est prioritaire. Alors que nous disposons de tant de méthodes de diffusion aujourd'hui, opter pour une interaction physique plutôt qu'une interaction technologique montre à l'autre personne à quel point le message est impératif.

Prenez le temps de fixer un rendez-vous avec la personne à qui vous avez l'intention de parler, ce qui vous permettra de transmettre votre message en toute confiance tout en lui donnant l'inflexion et le ton souhaités.

7. Envoyer un message vidéo

De nombreux messages peuvent être envoyés par SMS, message direct ou via n'importe quelle application de réseau social. Cependant, certains messages méritent une voix et justifient un message vidéo.

Si vous ne pouvez pas avoir la conversation souhaitée en personne, enregistrez une vidéo de vous-même en train de parler à la personne à qui vous souhaitez transmettre votre message.

Cette méthode de livraison présente quelques avantages. Si vous faites une erreur, vous pouvez supprimer la vidéo et recommencer. Vous avez le temps de vous préparer et, si nécessaire, vous pouvez placer des cartes-notes devant vous, hors de la vue de la caméra. Vous n'avez pas non plus à vous soucier d'être interrompu.

L'envoi d'un message vidéo est une alternative efficace à une conversation en face à face, car il vous permet de verbaliser votre message sans avoir à vous soucier des problèmes de communication courants qui résultent d'un message transcrit.

8. Rafraîchir la grammaire et la ponctuation

Lorsqu'un message est parsemé d'erreurs grammaticales, de fautes d'orthographe et de fautes de frappe, il est d'autant plus difficile d'en déchiffrer le vrai sens.

Les erreurs sont souvent source d'ambiguïté. Lorsqu'un message n'est pas clair en raison de problèmes de grammaire et de ponctuation, le destinataire doit essayer de l'interpréter lui-même, avec ses propres connaissances et compréhension. Cela permet des interprétations erronées et des idées fausses.

Les messages écrits doivent être lus clairement. Vous devez prendre le temps nécessaire pour relire et apporter les modifications appropriées à votre message avant de l'envoyer au destinataire.

Éliminez les erreurs de communication en modifiant vos pensées et vos mots avant de les envoyer.

9. Utilisez un langage corporel confiant

Si vous êtes affalé ou assis de manière affaissée, cela traduit un manque de sérieux. Il semble à l'auditeur que vos paroles n'ont pas beaucoup d'importance pour vous, et le message peut être interprété comme étant lacunaire.

Vous voulez vous lever ou vous asseoir de manière à faire preuve de compétence et de confiance et d'honnêteté. Si vous utilisez un langage corporel sûr, la personne qui reçoit votre message est plus encline à le croire.

Un langage corporel confiant donne une plus grande confiance en son caractère et en son intégrité. Ces caractéristiques sont essentielles pour une communication efficace et, si elles sont présentes, elles renforceront la force et la substance de votre message.

10. Supprimer le langage superflu

La communication peut devenir compliquée lorsqu'elle est trop verbeuse. Que vous transmettiez votre message en personne ou par écrit, vous devez faire de votre mieux pour éviter tout langage superflu.

Utilisez des phrases simples et utilisez des mots connus et compris par tous. Vous voulez éviter toute confusion et contourner l'incertitude.

Le fait de maintenir un minimum de verbosité montre au récepteur que vous essayez de faire passer un certain point. Vous n'ajoutez pas de verbiage auxiliaire qui augmente simplement la longueur de votre message, mais vous maintenez une formulation claire et concise. Cela élimine tout manque de compréhension dans l'interprétation de votre message.

11. Va droit au but

Si vous voulez faire valoir un point, ne tournez pas autour du pot. Commencez peut-être par une petite discussion, mais à part ça, allez droit au but.

Si vous ajoutez des anecdotes à votre message, des histoires inutiles ou un tas de choses, l'auditeur supposera probablement que vous n'êtes pas aussi sérieux que vous ne le pensez réellement. Si vous dansez autour de l'idée principale de votre message, c'est que vous n'êtes pas clair. Vous ajoutez une confusion inutile.

Soyez concis dans votre message. Gardez le cap, ne vous éloignez pas du sujet traité et réduisez au minimum les conversations supplémentaires. Cela détourne l'attention de l'objet de votre message et vous devez faire de votre mieux pour qu'il soit bref et succinct.

En gardant ces 11 conseils à l'esprit, vous pouvez saisir en toute confiance votre prochaine opportunité de communication. Utilisez ces appareils à votre avantage et vos messages seront transmis le plus efficacement possible.