11 maneras de comunicarse de la manera más eficaz posible

Todos nos hemos encontrado alguna vez en la precaria situación de la falta de comunicación. Un mensaje que intentamos transmitir resulta confuso y desorganizado; un correo electrónico que hemos enviado es verboso y difícil de descifrar.

Suponemos que el mensaje que enviamos es exactamente el mismo que recibimos, pero no es así. Con el paso de los años, a medida que la tecnología se ha modernizado, hemos llegado a un punto en el que apenas sabemos cómo comunicarnos adecuadamente.

¿Cómo ha afectado la tecnología la forma en que nos comunicamos?

Los dispositivos y avances tecnológicos más nuevos están hoy a nuestro alcance, y es a través de estos métodos que podemos enviar mensajes mucho más rápidamente.

Sin embargo, en un mundo donde podemos comunicarnos en cuestión de segundos a través de medios tecnológicos y redes sociales, hemos perdido el contacto con nuestra capacidad de comunicarnos con otros de maneras claras y eficientes.

Confiamos en la facilidad y simplicidad de las aplicaciones sociales y los canales de mensajería que nos permiten enviar mensajes rápidos que pueden ser concisos pero carecen de sustancia.

La tecnología acelera mucho el ritmo de la comunicación, pero da lugar a falta de claridad e información, lo que conduce a una mala comunicación.

¿Qué sucede cuando hay una falta de comunicación?

Cuando un mensaje pierde su eficacia durante el proceso de entrega, el receptor puede procesar el mensaje de maneras no previstas por el remitente.

Un mensaje sesgado puede provocar que el receptor se sienta enojado, triste, molesto, agitado, ansioso o cualquier emoción negativa que pueda resultar de encontrarse con un mensaje poco claro.

¿Cómo nos comunicamos eficazmente?

Para ser efectiva, la comunicación debe ser practicada, clara, concisa y segura.

Aquí hay 11 formas de garantizar que su comunicación sea lo más efectiva posible.

1. Sepa qué mensaje está intentando transmitir

Al enviar un mensaje, es fundamental que sepas exactamente qué es lo que intentas decir. Ya sea que simplemente le pidas a un amigo que vaya a tomar un café o que le pidas un aumento a tu jefe, debes ser plenamente consciente de tu intención para que se transmita con claridad.

Si estás planeando una cita para tomar un café con tu amigo para contarle algo importante, ese debería ser el tono del mensaje que le estás transmitiendo. Debes hacerle saber que existe un motivo para la reunión, para que no se sienta sorprendido por una conversación profunda si espera una charla desenfadada.

Cuando le pidas un aumento a tu jefe, debes informarle de ello. Debe saber que el aumento es el motivo de la conversación o, al menos, debe saber que quieres hablar de algo importante; debes mencionarlo cuando hables por primera vez sobre la posibilidad de tener esa conversación.

2. Establezca contacto visual

El contacto visual es la base de una comunicación eficaz. Genera credibilidad, confianza y honestidad.

Si constantemente apartas la mirada de la persona con la que estás hablando, permitiendo que tus ojos se desvíen o se desvíen, la persona percibirá vibraciones nerviosas e incómodas de ti. Tendrá la impresión de que no dices lo que quieres decir o de que no tienes confianza en tus palabras.

Mira a alguien directamente a los ojos cuando le hables, pero hazlo con naturalidad. No quieres mirarlo fijamente y hacerlo sentir incómodo con una mirada directa, pero quieres que sienta que crees en lo que estás diciendo.

3. Habla despacio y enuncia.

Cuando hablamos con alguien sobre un punto que queremos transmitir, es fácil emocionarse o ponerse ansioso, lo que acelera el mensaje y provoca que nos trabemos con las palabras.

Se necesita concentración y atención para hablar de una manera que sea fácil de entender. Es posible que hables rápido por naturaleza y que, por lo general, prestes poca atención a lo que dices. Sin embargo, cuando intentas transmitir un mensaje, debes controlar diligentemente tu velocidad y enunciar tus palabras con claridad.

Hablar a un ritmo constante transmite más confianza que hablar rápido. Esto favorece una mejor comprensión por parte del oyente, que tiene más probabilidades de interpretar el mensaje de la forma en que se pretende que lo reciba.

4. Utilice habilidades de escucha activa

En una conversación, no solo estás transmitiendo tu propio mensaje, sino que también estás recibiendo otro mensaje de la otra persona involucrada. Al igual que tú intentas transmitir tus pensamientos, también lo hace la otra persona; se toma el tiempo de escucharte y esto debe ser recíproco.

Para comunicarse adecuadamente, debe utilizar habilidades de escucha activa y reflexiva. Permita que la persona transmita su mensaje y demuéstrele que está asimilando lo que está diciendo.

Establezca contacto visual, asienta con la cabeza y muestre una expresión de preocupación cuando sea necesario. Estos son consejos simples que puede aprovechar cuando intente transmitirle a alguien que realmente está prestando atención a su mensaje.

La escucha activa no solo es eficaz, sino también respetuosa. Esto generará confianza y credibilidad en la persona con la que estás interactuando y aumentará su confianza en tu mensaje cuando sea tu turno de hablar.

5. Escribe tu mensaje a mano

A veces, los mensajes escritos a mano son más efectivos que las conversaciones físicas. Una nota escrita a mano te permite dedicar más tiempo a pensar en lo que quieres transmitirle a la persona que la recibe.

Al escribir una carta, puedes reflexionar sobre tus palabras antes de enviarlas. Puedes editar tu vocabulario para redactarlo de una manera más eficaz. Puedes borrar y deshacer, revisar y corregir, y prestar la debida atención a la redacción de tu mensaje.

Si bien los mensajes escritos no permiten el uso del tono y la inflexión, le brindan más tiempo y oportunidad de redactar su mensaje de la manera más clara y efectiva posible.

6. Programe una reunión cara a cara

Algunos mensajes requieren una conversación cara a cara. Utilice su mejor criterio a la hora de seleccionar el medio de comunicación que prefiera y, cuando sea apropiado, reserve su mensaje para una interacción en persona en lugar de enviar un mensaje de texto a la ligera.

Hablar con alguien cara a cara le permite saber que el mensaje que estás enviando es una prioridad alta. Cuando hoy tenemos tantos métodos de transmisión a nuestra disposición, optar por una interacción física en lugar de una tecnológica muestra a la otra persona exactamente cuán importante es el mensaje.

Tómese el tiempo para programar una reunión con la persona con la que desea hablar, y esto le permitirá transmitir su mensaje con confianza y con la capacidad de inyectar la inflexión y el tono deseados.

7. Envía un mensaje de vídeo

Hay muchos mensajes que se pueden enviar por mensaje de texto, mensaje directo o mediante cualquier aplicación de redes sociales. Sin embargo, algunos mensajes merecen una voz y un mensaje de video.

Si no puedes tener la conversación deseada en persona, graba un vídeo de ti mismo hablando con la persona a quien quieres transmitir tu mensaje.

Este método de presentación tiene algunas ventajas. Si cometes un error, puedes eliminar el video y comenzar de nuevo. Tienes tiempo para prepararte y, si es necesario, puedes tener tarjetas con notas frente a ti fuera del alcance de la cámara. Tampoco tienes que preocuparte por las interrupciones.

Enviar un mensaje de video es una alternativa eficiente a una conversación cara a cara, ya que le permite verbalizar su mensaje sin tener que preocuparse por la falta de comunicación común que resulta de un mensaje transcrito.

8. Repasa la gramática y la puntuación

Cuando un mensaje está plagado de errores gramaticales, ortográficos y tipográficos, es mucho más difícil descifrar su verdadero significado.

Los errores suelen generar ambigüedad. Cuando un mensaje no es claro debido a una mala gramática y puntuación, el receptor debe intentar interpretar el mensaje por sí mismo, con su propio conocimiento y comprensión. Esto permite que se produzcan malas interpretaciones y conceptos.

Los mensajes escritos deben leerse con claridad. Debe tomarse el tiempo necesario para corregir y hacer las revisiones adecuadas antes de enviarlo al destinatario.

Elimina el margen de error en la comunicación editando tus pensamientos y palabras antes de enviarlos.

9. Utilice un lenguaje corporal seguro

Si te encorvas o te sientas encorvado, esto transmite falta de seriedad. Al oyente le parece que tus palabras no tienen mucha importancia para ti y el mensaje puede interpretarse como desgana.

Debes pararte o sentarte de una manera que transmita competencia y demuestre confianza y honestidad. Si utilizas un lenguaje corporal que demuestre seguridad, la persona que recibe tu mensaje estará más inclinada a creerlo.

Un lenguaje corporal seguro genera una mayor confianza en el carácter y la integridad de la persona. Estas son características imprescindibles para una comunicación eficaz y, si están presentes, fortalecerán y darán contenido a su mensaje.

10. Elimina el lenguaje superfluo

La comunicación puede volverse confusa cuando se utiliza demasiadas palabras. Ya sea que transmita su mensaje en persona o por escrito, debe hacer todo lo posible por evitar el uso de lenguaje superfluo.

Utilice frases sencillas y palabras que sean conocidas y comprendidas por todos. Debe evitar confusiones y evitar la incertidumbre.

Si mantienes un uso mínimo de palabras, le demostrarás al receptor que estás intentando transmitir un mensaje determinado. No estás añadiendo palabras auxiliares que simplemente aumenten la longitud de tu mensaje, sino que estás manteniendo una redacción clara y concisa. Esto elimina cualquier falta de comprensión en la interpretación de tu mensaje.

11. Vaya directo al grano

Si tienes algo que decir, no te andes con rodeos. Tal vez puedas empezar con una pequeña charla, pero más allá de eso, ve al grano.

Si añades anécdotas a tu mensaje, historias innecesarias o un montón de tonterías, lo más probable es que el oyente suponga que no eres tan serio como en realidad pareces. Si evades la idea principal de tu mensaje, no estás siendo claro. Estás añadiendo turbiedad innecesaria.

Sea conciso en su mensaje. No se desvíe del tema en cuestión y reduzca al mínimo las conversaciones complementarias, ya que esto distrae del objetivo del mensaje, por lo que debe hacer todo lo posible para que su mensaje sea breve y conciso.

Con estos 11 consejos en mente, podrá aventurarse con confianza en su próxima oportunidad de comunicarse. Utilice estos dispositivos a su favor y sus mensajes se entregarán de la manera más eficiente posible.